Совместное решение 1С Управление автотранспортом Стандарт предназначено для автоматизации управленческого и оперативного учета в автотранспортных предприятиях и организациях, а также в автотранспортных подразделениях торговых, производственных и прочих предприятиях, использующих автотранспорт для собственных нужд.
Программа 1С Управление автотранспортом Стандарт состоит из следующих основных подсистем:
- Управление автопарком;
- Управление заказами и диспетчеризация;
- Учет путевых листов;
- Учет ГСМ и технических жидкостей;
- Учет ремонтов и агрегатов;
- Учет ДТП и штрафов;
- Складской учет запчастей и расходных материалов;
- Учет работы водителей;
- Взаиморасчеты с контрагентами;
- Учет доходов и расходов;
- Обмен данными с типовыми конфигурациями 1С
Управление автопарком
Решаются основные задачи:
- ведение справочника транспортных средств,
- контроль окончания сроков действия документов ТС и водителей,
- учет выработки ТС и оборудования
Вся основная информация об автомобилях компании (собственных, привлеченных, арендованных) хранится в справочнике “Транспортные средства и оборудования”.
Нормы прохождения планового технического обслуживания задаются по моделям ТС. Программа позволяет настраивать нормы ТО как по различным параметрам выработки (пробег, количество выполненных операций, наработка в моточасах и т.д.), так и в зависимости от календарных сроков.
При приближении очередного ТО автомобиль попадает в отчет "Контроль сроков приближения ТО", а в списке ТС он выделяется специальной пиктограммой.
Функциональные возможности программы позволяют вести учет и контроль срока действия любых документов водителей и автомобилей. Есть возможность загружать и хранить скан-копии документов в системе.
При истечении срока действия документа в списке ТС автомобиль отмечается специальной пиктограммой, а сводную информацию можно получить в отчете.
Информация по просроченным документам автоматически переносится в архив.
Управление заказами и диспетчеризация
Решаются следующие задачи:
- Учет и распределения заказов на автомобили;
- Учет разнарядок;
- Работа с маршрутными листами;
1С Управление автотранспортом Стандарт имеет удобную систему учета и распределения заказов на автомобили.
Заказы на автотранспорт могут учитываться от внутренних подразделений компании и от сторонних контрагентов.
В заказе на ТС учитываются:
- адреса и временные окна доставки грузов,
- параметры и характеристики груза,
- услуги, оказываемые в рамках перевозки груза,
- требования к транспорту
В программе возможно формировать суточные разнарядки на транспорт.
Выписка разнарядки на выпуск автомобилей происходит с учетом различных режимов работы ТС и графиков работы водителей.
АРМ Диспетчера предназначен для автоматизации рабочего места диспетчера.
Основное назначение АРМ - помощь в отработке заказов покупателей и формирования заданий на перевозку.
Возможности:
- Быстрый подбор заказов,
- Заполнение документов "Маршрутный лист”,
- Работа с журналом "Маршрутные листы,
- Работа с журналом "Путевые листы",
- Группового формирование и печать документов "Разнарядка"
Учет путевых листов
В программе можно выписывать и обрабатывать путевые листы различных видов:
- Легкового автомобиля (Форма №3);
- Грузового автомобиля (повременный №4-П, сдельный №4-С);
- Специального автомобиля (Форма №3 спец);
- Междугороднего автомобиля (Форма №4-М);
- Автобуса необщего пользования (Форма 6-С);
- Индивидуального предпринимателя (Формы № ПЛ-1, ПА-1, ПГ-1);
- Рапорт о работе строительной машины (ЭСМ-2)
Все перечисленные печатные формы путевых листов являются унифицированными.
Выписка путевого листа выполняется как ручным вводом, так и автоматической пакетной выпиской. Режим пакетной выписки особенно удобен для предприятий с большим автопарком, поскольку позволяет за короткий промежуток времени сформировать и распечатать путевые листы с минимальными трудозатратами диспетчера.
При обработке путевого листа программа рассчитывает параметры выработки ТС и водителей по рейсу (пробег с грузом, время в наряде, в работе и в простое и другие), а также нормативный и фактический расход ГСМ и ТЖ автомобилей.
На основании данных путевых листов программа формирует аналитические отчеты:
- Наработка оборудования в моточасах;
- Карточка работы ТС;
- Пробег ТС;
- Выработка транспортных средств;
- Диаграмма состояния ТС (в виде диаграммы Ганта);
- и другие отчеты
Учет ГСМ и технических жидкостей
Решаются следующие задачи:
- Учет оборотов и расхода топлива и технических жидкостей в разрезе каждого автомобиля
- Учет фактов экономии и пережогов топлива в каждом рейсе,Контроль актуальных остатков ГСМ и тех. жидкостей на ТС
Расчет нормативного и фактического расхода топлива.
Для автомобилей возможно учитывать базовые нормы расхода ГСМ, а также нормы расхода топлива на специальные работы.
Все алгоритмы расчета нормативного расхода топлива разработаны в соответствии с приказом Министерства Транспорта.
Реализован учет корректировочных коэффициентов расхода топлива (сложные условия работы ТС, температурные коэффициенты, сезонные надбавки).
Заправки и сливы ГСМ
Основные возможности:
- Учет заправок со склада, за наличные, по пластиковой карте, по талонам, от поставщика,
- Возможность загрузки отчетов процессинговых центров по детализации заправок ГСМ по пластиковым картам,
- Возможность сравнения загруженных заправок с чеками водителей
- Создание и учет документов на слив топлива,
- Инвентаризация остатков топлива в баках автомобилей и на топливных складах
Полную картину по движению топлива и ТЖ в организации можно проанализировать с помощью различных отчетов:
- Ведомость движения ГСМ;
- Ведомость прихода-расхода ГСМ на ТС;
- Заправки ГСМ;
- Сравнение заправок по пластиковым картам.
Полная прозрачность оборотов на предприятии позволяет пресекать различные манипуляции водителей с топливом, предотвращая его перерасход.
Учет ремонтов и агрегатов
Основные возможности:
- Учет заявок на ремонт,
- Учет плановых ТО автомобилей и выполненных ремонтов в собственной ремонтной зоне и в сторонних автосервисах
- Печать унифицированной формы М-11 "Требование-накладная" из документа "Ремонтный лист”
- Планирования загрузки ремонтных зон
- Учет агрегатов
- Учет фактов установки и замен шин, аккумуляторов и прочей дополнительной комплектации
Для планирования оптимальной загрузки собственной ремонтной зоны предусмотрен инструмент: “Планирование загрузки ремонтных цехов”. Программа позволяет детально проанализировать информацию по всем предстоящим и выполненным ТО и ремонтам транспорта при помощи отчетов: "Планирование ТО", "График ТО".
Есть отчеты для анализа всех использованных при ремонтах расходных материалов и запчастей, есть возможность составить рейтинг автомобилей по затратам на ремонт.
В подсистеме “Учет агрегатов и прочей комплектации автомобилей” выполняется учет шин, аккумуляторов, а также аптечек, раций и прочей дополнительной комплектации автомобилей.
Учет агрегатов ведется выполняется в разрезе каждого автомобиля, а шин - еще и разрезе мест установки.
Для удобной работы механика в ремонтном листе предусмотрен мастер установки шин, который позволяет быстро и наглядно, используя макеты ТС, производить следующие операции:
- устанавливать, менять шины,
- проверять информацию по имеющимся на автомобиле шинам,
- переносить подобранные со склада шины в документ “Ремонтный лист”
В программе фиксируется информация о дате и месте установки каждой конкретной шины. На основании данных по пробегу ТС программа рассчитывает текущий износ шин, установленных в данный момент на автомобиле, что позволяет заранее спрогнозировать сроки их замены.
Учет ДТП и штрафов водителей
В программе ведется учет дорожно-транспортных происшествий (ДТП).
Функционал предоставляет следующие возможности:
- Учет и оформление документов о ДТП,
- Учет данных экспертизы, ущерба и страховой компании,
- Ведение статистики причин ДТП, характерах нарушений ПДД,
- Ведение рейтинга водителей-нарушителей
Отчеты позволяют проанализировать причины аварийности, частоту участия в ДТП водителей, сопоставить суммы выплат страховых компаний с затратами на восстановительный ремонт ТС. В программе также реализован учет штрафов, полученных водителями.
Функционал предоставляет следующие возможности:
- Печать формы согласия для удержания штрафов из з/п,
- Хранение фотографий нарушений,
- Ведение рейтинга водителей-нарушителей,
- Ведение аналитики по видам нарушений ПДД.
В соответствующих документах заносятся данные о ТС и водителе-нарушителе, характере нарушения ПДД, сумме штрафа и факте оплаты штрафа.
Аналитические отчеты по штрафам позволяют проанализировать статистику по нарушениям ПДД, вывести рейтинг водителей-нарушителей ПДД.
Складской учет запчастей и расходных материалов
Основные возможности:
- Учет поступления запчастей, топлив, ТЖ и расходных материалов на склад,
- Внутреннее перемещение номенклатур между складами,
- Списание товаров на автомобиль,
- Возможность проведения инвентаризаций,
- Контроль актуальных остатков товаров на складах
Проанализировать движение товаров на складах и остатки можно с помощью различных отчетов.
Учет работы водителей
Решаются основные задачи:
- Учет выработки и рабочего времени водителей,
- Начисление заработной платы по путевым листам
Функциональные возможности позволяют:
- формировать, хранить и печатать индивидуальные графики работы водителей на произвольный период времени (месяц, год и т.д.),
- использовать графики работы как для предприятия в целом, так и для его подразделений (например, графики работы автоколонн),
- производить план-фактный анализ отклонений водителя от графика (недоработки, переработки)
Дополнительные возможности:
- ввод различных отклонений в использовании водителями рабочего времени (документ "Использование сотрудниками рабочего времени"),
- формирование табеля учета рабочего времени - унифицированная форма Т13
Сведения о начислении выплат водителям фиксируются в документе "Начисление зарплаты".
Эти данные могут использоваться для расчета налогообложения и формирования отчетности, а также могут быть выгружены в типовые конфигурации 1С.
Взаиморасчеты с контрагентами
Решаются следующие задачи:
- ведение прейскурантов и тарифов на транспортные услуги,
- расчет стоимости оказанных услуг,
- формирование документов реализаций, счетов и актов, реестров,
- учет денежных средств,
- взаиморасчеты с подотчетными лицами
Отличительная особенность программы - продуманный справочник тарифов, позволяющий создавать сложные тарифы с различными группировками (например, по весу или классу груза), гибко настраивать области их действия для контрагентов и договоров контрагентов, для маршрутов, моделей ТС, автомобилей и проч.
В программе возможно:
- настроить зависимость величины тарифа от объема выполненной работы,
- устанавливать фиксированные тарифы,
- создавать сложные тарифы,
- работать с табличными тарифами, в том числе выгружать/загружать табличные тарифы из Excel,
- работать с тарифами вида «тарифная сетка»
Есть возможность автоматического расчета себестоимости перевозок:
- для собственного транспорта настраиваются показатели себестоимости,
- для привлеченного транспорта настраиваются тарифы перевозчика
На основании действующих тарифов программа может автоматически рассчитывать стоимость оказанных транспортных услуг в документах “Потребность в перевозке», “Заказ на ТС”, “Маршрутный лист”.
Есть механизм оформления комплектов финансовых документов из документов "Заказ на ТС", "Заказ перевозчику", "Маршрутный лист".
За произвольный период времени для клиентов могут быть сформированы счета и акты услуг с различной степенью детализации.
Помимо счетов и актов можно сформировать реестр оказанных услуг.
Доступно формирование соответствующих бухгалтерских документов в типовых конфигурациях 1С.
Учет доходов и расходов
Решаются следующие задачи:
- Учет прямых оперативных расходов на собственный транспорт,
- Расширенная настройка планов затрат по организациям,
- Гибкая настройка базы для распределения доходов и расходов,
- Учет прочих затраты на автомобили
Прямые затраты формируются на основании путевых и ремонтных листов:
стоимость ГСМ, стоимость ремонтов и технического обслуживания автомобилей, амортизация, износ шин.
Для каждой из статей доходов/затрат, а также для показателей себестоимости есть возможность задать базу, способ и вариант распределения между аналитиками.
Отчеты по затратам можно получать в различных разрезах аналитики, например, в разрезе заказов на ТС, автомобилей, подразделений или в разрезе заказчиков.
По итогу работы можно проанализировать рентабельность работы транспорта:
Обмен с типовыми конфигурациями 1С
В "1С:Управление автотранспортом Стандарт" в формате EnterpriseData поддерживается обмен данными с 1C:ERP Управление предприятием 2, 1С Бухгалтерия 8, 1С Управление торговлей 8: реализована настройка документов, используемых при обмене; добавлена загрузка документов "Заказ на ТС" из типовых документов "Реализация товаров и услуг", "Заказ покупателя".